Sabe-se que a ação do registrador deve ser solicitada pela parte ou pela autoridade. É o que se costuma chamar de princípio da instância. Sem solicitação ou instância da parte ou da autoridade o registrador não pratica os atos do seu ofício.
Todo imóvel deverá ter uma matrícula.
A matrícula é ato obrigatório para todos os bens imóveis, e será criada quando for feito o primeiro registro de um determinado bem. Nela deverão constar todas as informações relativas ao imóvel, como os antigos proprietários, quando foi feita a primeira matrícula e a situação do bem, ou seja, se há sobre ele algum ônus real como hipoteca por exemplo.
A inscrição de um título há de ser precedida de sua apresentação no Cartório do Registro de Imóveis com o requerimento do interessado no sentido de ser efetuada. Esse requerimento pode ser oral ou escrito.
De um modo geral, entende a doutrina que o requerimento escrito, com indicação do endereço do requerente, é reclamado nos seguintes casos: início do procedimento de dúvida com remessa do titulo ao juízo competente para dirimi-lo(artigo 198 da Lei 6.015); retificação administrativa de erro constante do registro(artigo 213 da Lei 6.015); união de imóveis confinantes pertencentes ao mesmo proprietário(artigos 234 e 235); desmembramento do imóvel(parágrafo único do artigo 235); averbação da mudança da denominação e da numeração de prédios, de edificação, de demolição, de reconstrução, bem como do casamento, divórcio e ainda de restabelecimento da sociedade conjugal(artigo 246).
Entende-se, consoante a lição de Afrânio de Carvalho(Registro de Imóveis, segunda edição, 1977, pág. 312) que a inscrição não pode, em principio, ser promovida ex officio pelo registrador, ainda que lhe conste a existência, no território de sua jurisdição, previsto em Lei de Organização Judiciária, de mutações jurídico-reais que devam ser inscritas. A atividade do registrador tendente a inscrição há de ser provocada pelo interessado, embora se reconheça que a regra da provocação merece ser atenuada à bem da boa ordem do registro.
Há casos em que há atividade de ofício que caberá:
a) Quando um registro repercutir necessariamente em outro caso, em que se imporá o assento reflexo ou remissivo;
b) Quando no mesmo titulo se reunirem dois ou mais atos distintos, mas ligados entre si, caso em que se fará o registro de todos;
c) Quando o registro caducar pelo decurso do tempo, caso em que se lançará o seu cancelamento;
d) Quando a omissão da parte trouxer prejuízo à segurança do tráfico imobiliário, caso em que a parte deverá ser notificada para suprir mediante a apresentação dos títulos do registro.
Sabe-se que no registro de imóveis a apresentação do título e a sua prenotação no Livro de Protocolo marcam o início do processo de registro, que prossegue com o exame da legalidade, que incumbe ao registrador empreender para verificar se deve ou não ser inscrito. A inscrição é seletiva e não automática, como bem disse Afrânio Carvalho (obra citada, pág. 318).
O Livro de Protocolo serve para apontamento de todos os títulos apresentados diariamente, exceto aqueles apresentados para mero cálculo de emolumentos. Somente são cadastrados neste livro os títulos prenotados, ou seja, uma vez recepcionados entram em uma fila de precedência, de modo que possuem preferência para registro com relação a eventuais títulos que sejam recepcionados posteriormente, é o chamado princípio da prioridade, contido no artigo 186 da Lei de Registros Públicos (6.015/73). A prenotação do título terá validade de 30 (trinta) dias e somente poderá ser prorrogada em casos excepcionais.
Outros são os livros exigidos em Lei para o Registro do Imóveis e que devem ser objeto de exame pelo registrador.
O Livro de Registro Geral será destinado à matrícula dos imóveis e ao registro ou à averbação dos atos não atribuídos ao Livro de Registro Auxiliar. É o principal livro do Registro Imóveis. Será destinado à matrícula dos imóveis e ao registro ou averbação dos atos não atribuídos ao Livro 3;
O Livro de Registro Auxiliar destina-se ao registro dos atos que, sendo atribuídos ao registro de imóveis por disposição legal, não digam respeito diretamente a imóveis matriculados. O Livro n. 3 será destinado ao registro dos atos que, sendo atribuídos ao Registro de Imóveis por disposição legal, não digam respeito diretamente a imóvel matriculado, por exemplo: cédulas de crédito rural, de crédito industrial, de crédito à exportação e de crédito comercial; as convenções de condomínio; o penhor de máquinas e de aparelhos utilizados na indústria, instalados e em funcionamento, com os respectivos pertences ou sem eles; as convenções antenupciais; os títulos que, a requerimento do interessado, forem registrados no seu inteiro teor, sem prejuízo do ato praticado no livro n. 2; transcrição integral da escritura de instituição do bem de família, sem prejuízo do seu registro no Livro n. 2; tombamento definitivo de imóvel etc;
O Indicador Real constitui o repositório de todos os imóveis a figurarem nos demais livros, e deve conter a identificação deles, a referência aos números de ordem dos outros livros e as anotações necessárias. O Livro n. 4 será o repositório das indicações de todos os imóveis que figurarem no Livro n. 2, devendo conter sua identificação e o número da matrícula;
O Indicador Pessoal, dividido alfabeticamente, conterá os nomes de todas as pessoas que, individual ou coletivamente, ativa ou passivamente, direta ou indiretamente, figurarem nos demais livros, e fará referência aos respectivos números de ordem. O Livro n. 5, dividido alfabeticamente, será o repositório dos nomes de todas as pessoas que, individual ou coletivamente, ativa ou passivamente, direta ou indiretamente, inclusive os cônjuges, figurarem nos demais livros, fazendo-se referências aos respectivos números de ordem;
O Livro de Cadastro de Aquisição de Imóvel Rural por Estrangeiro servirá para cadastro especial das aquisições de terras rurais por pessoas estrangeiras.
Há o Livro de Registro das Indisponibilidades: Destina-se ao registro dos ofícios da Corregedoria Geral da Justiça ou dos interventores e liquidantes de instituições financeiras em intervenção ou liquidação extrajudicial, comunicando a indisponibilidade dos bens de diretores e ex-administrados das referidas sociedades.
Deverá ser feito um exame da legalidade do titulo pelo Oficial do Registro.
Mas cessarão automaticamente os efeitos da prenotação, se, decorridos trinta dias do seu lançamento no protocolo, o titulo não tiver sido registrado por omissão do interessado em atender as exigências legais(artigo 205, Lei 6.015).
Poderá acontecer a aplicação do instituto da dúvida que é levantada por escrito pelo registrador, quando o interessado manifesta a sua inconformidade com a exigência ou existe a impossibilidade de satisfazê-la. Sendo assim deverá o interessado requerer que o título, com a declaração de dúvida seja remetido ao juízo competente para dirimi-la. Há de sobrevir esse novo requerimento para que a dúvida seja processada e se atinja a fase de tabulação, como se vê do artigo 198 da Lei 6.015/73.
Ali se dita:
Art. 198 - Havendo exigência a ser satisfeita, o oficial indicá-la-á por escrito. Não se conformando o apresentante com a exigência do oficial, ou não a podendo satisfazer, será o título, a seu requerimento e com a declaração de dúvida, remetido ao juízo competente para dirimí-la, obedecendo-se ao seguinte:
I - no Protocolo, anotará o oficial, à margem da prenotação, a ocorrência da dúvida;
Il - após certificar, no título, a prenotação e a suscitação da dúvida, rubricará o oficial todas as suas folhas;
III - em seguida, o oficial dará ciência dos termos da dúvida ao apresentante, fornecendo-lhe cópia da suscitação e notificando-o para impugná-la, perante o juízo competente, no prazo de 15 (quinze) dias;
IV - certificado o cumprimento do disposto no item anterior, remeter-se-ão ao juízo competente, mediante carga, as razões da dúvida, acompanhadas do título.
Prevê a lei de registros públicos o procedimento de dúvida, que submete ao Poder Judiciário, em atividade de caráter eminentemente administrativo, o acerto da exigência formulada pelo cartório, chancelando ou não a atitude do oficial e direcionando as providências a serem tomadas pelo interessado no registro.
Segundo Walter Ceneviva, "dúvida é pedido de natureza administrativa, formulado pelo oficial, a requerimento do apresentante de título imobiliário, para que o juiz competente decida sobre a legitimidade da exigência feita, como condição de registro pretendido"(Lei dos Registros Públicos, 20º edição, 2010, pág. 511).
Nesse tipo de procedimento não podem ser produzidos outros tipos de prova, como a testemunhal ou a pericial. Ainda que os partícipes no processo de dúvida não requeiram providências, o juiz pode determina-las de ofício, uma vez que a verdade registral deve espelhar a verdade real.
Certificado no título a prenotação e a suscitação de dúvida, o oficial rubricará todas as suas folhas. Após, o próprio oficial notificará o interessado, para que possa impugnar a declaração no prazo de 15 dias, e tão somente após o decurso de tal prazo é que as razões da dúvida serão remetidas ao juiz competente. Ressalte-se que ainda que não seja apresentada impugnação a dúvida será julgada (art. 199 da lei 6.015/73).
A suscitação de dúvida é procedimento de jurisdição voluntária, onde não há lide, ação, mas pedido.
Não há contraditório entre as partes interessadas.
Se a dúvida for julgada procedente – ou seja, o registro realmente não pode ser efetuado – deve o interessado arcar com as custas do processo (art. 207). Por outro lado, em caso de procedência, o oficial deverá promover o registro do título, arquivando-se a sentença em cartório. Neste caso não há custas, pois o registrador não tem interesse na causa, não sendo parte,
No novo procedimento de usucapião extrajudicial se prevê que se qualquer das partes interessadas apresentar impugnação, o registrador remeterá os autos ao juízo competente, para apreciação. Nesse caso, cabe a emenda da inicial, para ajustá-la às exigências do processo judicial. Se a documentação é insuficiente e o requerente não se conformou com as exigências formuladas, pode requerer a suscitação de dúvida (Lei de Registros Públicos, artigo 198), para que o juiz decida, no âmbito administrativo.
